Conversie risicovol?

Een hart operatie

Een conversie project van een verzekeringsadministratie wordt wel eens vergeleken met een hart operatie. Doctor Barnard betrad in 1967 onbekend terrein met de eerste hart transplantatie ter wereld; inmiddels is het een operatie die alleen al in Nederland tientallen keren per jaar wordt uitgevoerd en vanaf 2024 zelfs voor vergoeding uit het basispakket in aanmerking komt. De kans op succes is inmiddels zeer sterk vergroot door de cumulatieve ervaring en kennis die de medici gebundeld hebben in protocollen en professionele checklists.

In deze blog nemen we je mee in de wereld van de conversies – wat hebben we geleerd in de afgelopen 15 jaar en waarom is ook hier de kans op een succesvolle, beheersbare, overgang zeer groot geworden.

Conversie risico’s onder controle

Netaspect en haar conversie partners hebben de afgelopen 15 jaar veel projecten uitgevoerd om verzekeringsadministraties over te zetten naar een nieuw systeem. En net als de specialisten bij de hart operaties hebben we enorm veel geleerd van gemaakte fouten. De aanpak, tooling en checklist zijn zo sterk verbeterd dat de conversie risico’s inmiddels zeer goed onder controle zijn.

Leerpunten

Belangrijke leerpunten zijn:

Missende of foutieve gegevens opschonen en aanvullen

Dit leerpunt heef twee kanten:

• De target – het nieuwe product – is (nog) niet haalbaar
• De brondata is niet correct

Bij een conversie wordt een bestaand verzekeringsproduct met al zijn gerelateerde data, zoals schades en documenten, naar een nieuw gedefinieerd verzekeringsproduct in een nieuwe administratie overgezet.

De productspecialisten kunnen in hun enthousiasme een nieuw product specificeren dat te ver af ligt van het bestaande verzekeringsproduct. De overstap blijkt dan niet zonder meer haalbaar. De gegevens die nodig zijn om het nieuwe product te voeren zijn niet in de legacy beschikbaar. Inmiddels zijn er oplossingen om tijdens de conversie dekkingen te splitsen, rubrieken naar dekkingen over te zetten en om producten onder te brengen in een pakket.

Het tweede aandachtspunt is het corrigeren van missende en/of foutieve brondata. Hier zijn al enorme stappen gezet met de ontwikkeling van datakwaliteit wasstraten. Het SUIV programma heeft hier al veel nuttig werk geleverd bij de volmachtenCo. Partners van ons hebben inmiddels ruime ervaring met de meest voorkomende data-fouten in legacy administraties en zijn in staat de data voor conversie bij te werken. Denk aan een beëindigingsdatum die ligt voor de ingangsdatum van een dekking, niet kloppende regio indelingen etc. Ook wordt hier AI tooling ingezet om op geautomatiseerde wijze ‘fouten’ in de datasets razendsnel op te sporen en geautomatiseerd te verhelpen. Dit bespaart veel handmatig analysewerk en dus ook veel tijd en kosten.

Omdat voor het op elkaar laten aansluiten van een bron- en target verzekeringsproduct veel analysewerk nodig is heeft Certigo een standaard product specificatie rapportage. Dit geeft een goed inzichtelijk en volledig overzicht van de actuele product specificaties in Certigo.

Hoe om te gaan met de berekeningsverschillen

Bij veel conversies zijn er berekeningsverschillen tussen de berekende premie in Certigo en de legacy applicatie. De Certigo conversie software geeft een heldere rapportage van deze verschillen.

Een leerpunt is dat er tijd kan worden gewonnen door vooraf te besluiten op welke wijze de verschillen administratief worden verwerkt.

Opties zijn onder meer aanpassing van de premies en polissen in het legacy systeem, wegboeken als conversieverschil en het toepassen van een afgetopte (extra) verhoging bij contractprolongaties.

Een integrale overgang en project beheersing

Een integrale overgang naar het nieuwe systeem heef veruit de minste doorlooptijd en complexiteit. Dat is ons derde leerpunt; ga volledig over op het nieuwe systeem en zet het oude systeem zo spoedig mogelijk uit. Ga ook niet alle historie uit het legacy systeem converteren, de actuele polis is voldoende. Zorg wel dat vanuit de actuele polis de historie ingezien kan worden, Alleen indien nodig kunnen historische polissen en/of schades altijd alsnog per post handmatig ingevoerd worden in het nieuwe systeem.

Het gedeeltelijk in productie nemen en tijdelijk in de lucht houden van delen van legacy systemen levert meer kosten en alleen maar uitstel van het behalen van voordelen op.

Ook wordt met een integrale overgang de periode waarin er geen productaanpassingen in de lopende business gewenst zijn zo kort mogelijk gehouden. Na de onboarding kan in de innovatiefase direct gestart worden met productrationalisatie en productinnovatie.

Hiervoor is het uiteraard wel nodig dat er voldoende vertrouwen is in het nieuwe systeem. Het is nu gelukkig mogelijk om met korte doorlooptijden de conversie iteratief te verbeteren tot het gewenste niveau. Met korte slagen kan dus de kwaliteit van het conversieresultaat steeds verder verhoogd worden.

Daarom is een grondige voorbereiding en goede projectmatige sturing de sleutel voor een succesvolle overgang. Netaspect heeft hiervoor een model planning en waardevolle services beschikbaar die de doorlooptijd en het risico van de overgang sterk helpen verkleinen.